NO LE TEMA A LAS AUDITORÍAS

Con una sencilla metodología, su empresa puede prepararse para una inspección y obtener beneficios representativos. Planee, controle y ajuste integralmente los elementos involucrados en su negocio.

 

 

La industria de alimentos necesita procesos rigurosos de limpieza, seguridad y mantenimiento de todas las unidades que constituyen su producción. Por lo tanto, cuando llega el momento de enfrentar una auditoría –quizá uno de los procesos más tensionantes para cualquier organización– no basta con limpiar con esmero los rincones o mejorar la indumentaria de los empleados. Los esfuerzos deben ser visibles en todos los niveles.

 

Los controles ejercidos por los auditores se dan a partir de un inventario de actividades que incluye la revisión de instalaciones y procesos. Generalmente, en cada sección, se evalúan los cronogramas, la frecuencia mensual con la que las tareas de limpieza y desinfección se llevan a cabo, el tiempo que toma desarrollar cada una de esas labores, el tipo y la calidad de los procesos de producción y el mantenimiento tanto de maquinaria como de utensilios. Una vez adelantado el estudio, se califica y comenta.

 

En puntos específicos

 

Defina los focos a intervenir. Esto le ayudará a delimitar las áreas y por consiguiente, a no desgastarse en aspectos que requieren menor control. Para que los resultados sean los esperados, es indispensable que capacite al personal, que instaure manuales de procedimiento. También es indispensable enfatizar, con todos los empleados, qué espera obtener la compañía con el proceso de auditoría. Del mismo modo, se debe establecer el tiempo de ejecución y la frecuencia de las labores de limpieza y mantenimiento.

 

Aunque parece complejo, realizarle un seguimiento a estos temas puede resultar sencillo, si se determina un orden. Sobre esa situación, la empresa Familia Institucional, apoyada por Purina S.A, diseñó un esquema sencillo que puede servir como una guía práctica para efectuar este tipo de controles. Claro está que este esquema puede variar, según las características de cada compañía.

 

De este modo, a su la lista de cotejo pueden agregarse todos aquellos aspectos que considere de importancia a la hora de evaluar. Tenga en cuenta, por ejemplo, la higiene y presentación de sus empleados, la seguridad y disposición de los lugares de trabajo, las áreas de preparación de alimentos, los contenedores y los utensilios o recipientes, entre otros.

 

En el interior

 

Cuando las auditorías sean internas, es decir, realizadas por personal de la compañía, seleccione el inspector teniendo en cuenta el rango, la experiencia y el conocimiento que tenga esa persona de la empresa y su funcionamiento. Previamente, elabore una escala de valores, ya sea utilizando números, vistos buenos o letras, con el fin de calificar cada uno de estos aspectos. Esto le permitirá medir los resultados posteriormente y evitará caer en confusiones.

 

Una vez obtenido el informe final, es recomendable comunicarle los resultados a todas las áreas de la compañía. Para ello, elabore un documento con las recomendaciones y correcciones que se deben implementar para mejorar los resultados, cerciorándose de que dicha información llegue a las personas encargadas de tomar los correctivos.

Al exterior

 

Por el contrario, si la auditoría es externa, es decir, realizada por funcionarios de entidades certificadoras, prepare todos los soportes, manuales, etc. que el auditor pueda requerir. Durante la revisión, cree un ambiente favorable, establezca una relación de cordialidad destacando los aspectos positivos de la labor que él ejerce y colabórele con sus requerimientos.

 

En el momento de las entrevistas. Es clave responderle al auditor con precisión y seguridad, contestando únicamente a lo que le estén preguntando. En lo posible, resuelva con prontitud los inconvenientes o irregularidades que se presenten a lo largo de la inspección y evite, a toda costa, entrar en discusiones.